Bescherming van persoonsgegevens van sollicitanten

Wij vinden de bescherming van uw persoonsgegevens erg belangrijk. De BNP Paribas Groep heeft daarom stringente principes vastgesteld die alle BNP Paribas entiteiten moeten respecteren bij het verwerken van persoonsgegevens. Deze principes staan beschreven in ons Privacy Charter.

Deze privacyverklaring bevat informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens door BNP Paribas SA en haar in Nederland gevestigde dochterondernemingen (‘wij’ of ‘BNP Paribas’) in het kader van onze sollicitatie- en wervingsprocessen. BNP Paribas S.A. en haar Nederlandse dochterondernemingen treden in dit kader op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen die (via de BWelcome website) gesolliciteerd hebben op een vacature bij BNP Paribas (‘u’).

In deze privacyverklaring leest u onder andere welke persoonsgegevens we van u verzamelen, waarom we deze gegevens gebruiken en eventueel delen met derden, hoelang we ze bewaren, wat uw privacyrechten zijn en hoe u deze rechten kunt uitoefenen.

1. Welke persoonsgegevens verzamelen en gebruiken we van u?

We verzamelen rechtstreeks of via onze externe partners (zoals wervingsbureaus) de volgende categorieën persoonsgegevens van u wanneer u solliciteert op een vacature bij BNP Paribas:

Afhankelijk van de beoogde arbeidsrelatie, de beoogde functie en het stadium van de sollicitatie, verwerken we verschillende soorten persoonsgegevens, waaronder:

Identificatie en persoonlijke informatie, zoals uw voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteiten foto
Contactgegevens, zoals uw (post)adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer
Informatie over uw opleiding en loopbaan, zoals uw curriculum vitae (cv), motivatiebrief, behaalde diploma’s en certificaten en gespreksverslagen van interviews
Informatie uit onderzoeken die u tijdens het sollicitatieproces heeft ondergaan, zoals: assessment, pre-employment screening, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Let op: in dit kader kunnen wij ook gegevens over uw strafrechtelijk verleden verwerken. Dit we alleen om uw geschiktheid voor een functie te kunnen beoordelen in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving.
Gegevens met betrekking tot werkervaring, zoals naam vorige werkgever, huidige functie, etc
Economische en financiële informatie, zoals uw salarisverwachtingen
Informatie over uw werkvergunning, zoals uw verblijfs- en immigratiestatus

De hiervoor genoemde persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dit nodig is gelet op de doeleinden die staan beschreven in paragraaf 3 van deze privacyverklaring.

2. Voor wie is deze privacyverklaring relevant en bij wie verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Deze verklaring is gericht aan alle personen die gesolliciteerd hebben op een vacature bij BNP Paribas (‘sollicitanten’). Onder vacature vallen alle beschikbare arbeidsplaatsen bij BNP Paribas, inclusief tijdelijke contracten, stages en internationale vrijwilligersprogramma’s.

Soms verzamelen we tijdens het sollicitatie- en wervingsproces ook persoonsgevens van andere personen, zoals referenties (leidinggevende huidige werkgever, docent voormalige school, etc). Wanneer u ons persoonsgegevens over deze derden verstrekt, dan vragen wij u om hen te informeren dat wij hun persoonsgegevens verwerken en hen te verwijzen naar deze privacyverklaring.

3. Waarom en op welke grond gebruiken wij uw persoonsgegevens?

A. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Als potentiële werkgever gebruiken we uw persoonsgegevens om te voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen waaraan BNP Paribas zich moet houden:

Het uitvoeren van integriteitscontroles/betrouwbaarheidsonderzoeken
Het uitvoeren van screeningen ter naleving van sancties en embargo’s;

B. Om een arbeidsovereenkomst met u aan te gaan

We gebruiken uw persoonsgegevens om uw geschiktheid voor een functie te beoordelen en eventueel om een arbeidsovereenkomst met u aan te gaan. Het beoordelen van geschiktheid vindt plaats in het kader van het sollicitatie- en wervingsprocess dat bestaat uit de volgende activiteiten:

Het analyseren van professionele vaardigheden en het selecteren en analyseren van sollicitaties;
Het beoordelen van uw bekwaamheden, (professionele) vaardigheden en interesse voor de beoogde functie (het voeren van gesprekken; het uitvoeren van tests en screeningen, etc);
Met u communiceren over het wervingsproces en uw sollicitatie;
Het tijdens de wervingsfase verzamelen van persoonsgegevens van geselecteerde kandidaten ten behoeve van het personeelsdossier.

C. Om ons gerechtvaardigde belang te dienen

We verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens ook wanneer we hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben. Het gaat dan om de volgende belangen:

Het beheren van ons sollicitatieplatform.
Het controleren van uw professionele referenties.
Het uitvoeren van niet wettelijk verplichte onderzoeken, zoals assessments en integriteitscontroles.
Het uitvoeren van analyses om onze wervingsprocedures te evalueren en verbeteren.
De beveiliging van onze gebouwen (inclusief het beheren van de toegang tot onze gebouwen).
Het uitvoeren van niet wettelijk verplichte screeningen ter naleving van sancties en embargo’s.
Toezien op de naleving van onze interne procedures, inclusief onze gedragscode. Denk hierbij aan het monitoren van het e-mailverkeer dat u hebt met onze werknemers.
Het uitoefenen of verdedigen van onze belangen in het kader van geschillenbeslechting.

Wanneer wij uw persoonsgegevens willen verwerken vanwege ons gerechtvaardigde belang, dan voeren wij vooraf een belangenafweging uit om te toetsen of ons belang opweegt tegen de inbreuk die we hiermee maken op uw privacy. Wilt u meer weten over zo’n belangenafweging? Neem dan contact met ons op. In paragraaf 9 leest u hoe u contact met ons kunt opnemen.

D. Voor een specifiek doel op basis van uw toestemming

Bij het indienen van uw sollicitatie vragen wij u om uw toestemming om een deel van uw persoonsgegevens gedurende 1 jaar te bewaren. Dat doen wij om u tijdens deze periode te kunnen benaderen voor eventuele andere vacatures die aansluiten bij uw profiel, als uw sollicitatie niet leidt tot een dienstverband bij BNP Paribas. Wij wijzen u erop dat u het recht hebt om uw toestemming altijd weer kunt intrekken en verwijzen u naar paragraaf 7 van deze privacyverklaring voor meer informatie over uw privacyrechten.

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens en waarom?

A. Informatie delen binnen BNP Paribas

Om de in paragraaf 3 beschreven doeleinden te bereiken, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers binnen BNP Paribas:

Medewerkers van de afdeling Human Resources (HR), voor zover zij betrokken zijn bij de uitvoering van het sollicitatie- en wervingsproces.
Medewerkers van de afdeling IT, voor zover zij betrokken zijn bij het beheer van de websites en tools die gebruikt worden in het kader van het sollicitatie- en wervingsproces.

Uw persoonsgegevens worden in beginsel alleen gedeeld binnen de BNP Paribas entiteit waar u solliciteert. Solliciteert u op meerdere vacatures bij verschillende BNP Paribas entiteiten in Nederland? Dan kunnen uw persoonsgegevens ook gedeeld worden met de andere BNP Paribas entiteit(en). Uiteraard zullen wij in dit kader een redelijke termijn hanteren tussen de verschillende sollicitaties.

In alle overige situaties delen wij uw persoonsgegevens alleen met andere BNP Paribas entiteiten als u ons hiervoor toestemming hebt gegeven. Bij het aanmaken van een profiel op onze carrièrewebsite kunt u kiezen uit de volgende opties (*):

Uw profiel wordt internationaal gedeeld met andere BNP Paribas entiteiten: in dit geval kan elke BNP Paribas entiteit ter wereld u benaderen voor vacatures die aansluiten bij uw profiel
Uw profiel wordt gedeeld met BNP Paribas entiteiten in Nederland: elke BNP Paribas entiteit die gevestigd is in Nederland kan u benaderen voor vacatures die aansluiten bij uw profiel
Uw profiel wordt niet gedeeld: wij benaderen u niet voor vacatures

Geeft u ons toestemming om uw persoonsgegevens te delen met andere BNP Paribas entiteiten? Dan delen wij alleen de volgende persoonsgevens:

Identiteits- en contactgegevens
Informatie over werkervaring, vaardigheden en functievoorkeuren
De bestanden die u hebt geüpload bij het aanmaken van uw profiel of bij het indienen van uw sollicitatie (cv, motivatiebrief, etc).

(*) Let op: u kunt de gekozen optie in uw profiel op elk moment wijzigen.

B. Informatie delen buiten BNP Paribas

Om sommige van de in paragraaf 3 beschreven doeleinden te bereiken, kunnen wij uw persoonsgegevens ook delen met de volgende categorieën ontvangers buiten BNP Paribas:

De partners/dienstverleners die wij inschakelen om (een deel van) het sollicitatie- en wervingsproces namens ons uit te voeren
Nederlandse en buitenlandse overheidsinstanties, zoals politie, justitie, toezichthouders, rechterlijke instanties en de Belastingdienst waaraan we uw persoonsgegevens moeten verstrekken:
op hun verzoek;
om onze belangen te verdedigen in gerechtelijke procedures;
om aan wetgeving of andere bindende verzoeken of voorschriften te voldoen.
Door ons of uzelf ingeschakelde personen met een gereguleerd beroep, zoals advocaten, notarissen en accountants in specifieke situaties (rechtszaken, audits, etc).

5. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Op dit moment geven wij uw persoonsgegevens niet door aan ontvangers die gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER). De EER bestaat uit de lidstaten van de Europese Unie, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

Willen wij uw persoonsgegevens in de toekomst toch doorgeven aan een ontvanger buiten de EER? Dan houden wij ons aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens alleen doorgeven aan een land dat door de Europese Commissie is erkend als een land dat uw persoonsgegevens adequaat beschermt.

Gaat het om een land dat niet is erkend door de Europese Commissie? Dan zorgen wij ervoor dat we gebruik kunnen maken van een specifieke wettelijke uitzondering. Is dit niet mogelijk ? Dan passen we een van de volgende waarborgen toe om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen:

Bindende bedrijfsvoorschiften
Modelcontractbepalingen toe die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

Wilt u een kopie ontvangen van deze waarborgen? Of hierover informatie ontvangen? Stuur ons dan een schriftelijk verzoek zoals beschreven in paragraaf 9 van deze privacyverklaring.

6. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die wij in het kader van uw sollicitatie hebben verkregen, bewaren wij tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Uw cv, motivatiebrief en overige correspondentie kunnen ook daarna nog interessant zijn met het oog op eventuele andere vacatures die aansluiten bij uw profiel. Voorafgaand aan het indienen van uw sollicitatie vragen wij u daarom om uw toestemming om voor deze persoonsgegevens een bewaartermijn van 1 jaar te hanteren. Geeft u ons toestemming? Dan bewaren wij deze persoonsgegevens tot 1 jaar na het einde van de sollicitatieprocedure.

7. Wat zijn uw privacyrechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt diverse rechten waarmee u controle kunt uitoefenen over (het gebruik van) uw persoonsgegevens. Hieronder leggen wij uit wat uw privacyrechten zijn en wat deze inhouden:

Recht op inzage: u hebt het recht om informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens en een kopie van uw persoonsgegevens verkrijgen;
Recht op rectificatie: als u vindt dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, dan kunt u ons vragen om deze persoonsgegevens aan te passen en/of aan te vullen;
Recht op gegevenswissing: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Wij hoeven uw verzoek niet altijd te accepteren. Dit doen wij natuurlijk wel als dit wettelijk verplicht is.
Recht op beperking: in bepaalde gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen gebruiken.
Recht van bezwaar: u hebt het recht bezwaar om te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie. Wij stoppen dan met het gebruik van uw persoonsgegevens (voor een specifiek doel), tenzij er goede redenen zijn om dat wel te blijven doen.
Recht om toestemming in te trekken: als u toestemming hebt gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, dan hebt u altijd het recht om die toestemming weer in te trekken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u hebt het recht om een kopie van uw persoonsgegevens (in digitale vorm) te ontvangen. Dit recht geldt alleen voor persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt. Als dit technisch haalbaar is, dan hebt u ook het recht om ons te vragen om deze kopie rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.

Wilt u een van deze privacyrechten uitoefenen? Neem dan contact op met de HR afdeling van de BNP Paribas entiteit waar u gesolliciteerd hebt. De contactgegevens van deze afdeling staan vermeld in de ontvangstbevestiging die u hebt ontvangen na het indienen van uw sollicitatie.

Naast de hiervoor genoemde privacyrechten, hebt u het recht om een klacht in te dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Op de website van de AP vindt u hierover meer informatie: www.autoriteitpersoonspersoonsgegevens.nl.

8. Hoe blijft u op de hoogte van wijzigingen in deze privacyverklaring?

In een wereld waarin technologie en regelgeving bijna voortdurend veranderen, kan het nodig zijn om deze privacyverklaring regelmatig bij te werken. Wij raden u daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze website. Hier vindt u altijd de laatste versie.

De laatste versie van de privacyverklaring is 21-06-2024.

9. Hoe neemt u contact met ons op?

Hebt u na het lezen van deze privacyverklaring vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met onze Functionaris voor gegevensbescherming (in het Engels Data Protection Officer) door een e-mail te sturen naar: bnpp.nl.dpo@bnpparibas.com of een brief te sturen naar:

BNP Paribas

Data Protection Officer

Postbus 10042

1001 EA Amsterdam